7 типов цифровых документов, необходимых вашему малому бизнесу

Очень необходима тщательная документация, и цифровые достижения значительно улучшили то, как компании могут обрабатывать свои документы. Однако, согласно исследованиям "Делойта", около 80 процентов малых предприятий в Соединенных Штатах не в полной мере используют доступные им выгодные цифровые инструменты. Другими словами, большинство предприятий упускают преимущества, связанные с процессами обработки цифровых документов, включая более быструю обработку документов, экономию времени и повышение производительности труда сотрудников.

Проще говоря, вы можете преобразовать свой рабочий процесс с помощью цифровых документов. Хотя вы можете оцифровать практически все, некоторые документы лучше поддаются цифровому формату, чем другие. Приступая к собственной цифровой трансформации, начните со следующих основных рабочих процессов бизнес-документов:

Являясь одной из основ вашего бизнеса, счета-фактуры являются идеальным документом для оцифровки. Вы должны выставлять счет-фактуру для каждой отдельной транзакции, что приводит к обилию документов, которыми вам необходимо управлять. Цифровые счета-фактуры устраняют необходимость в бумаге, что облегчает их хранение и организацию, не говоря уже о том, что они более экологичны. Кроме того, ваши клиенты и клиенты получают возможность наслаждаться превосходным обслуживанием клиентов и коммуникациями, улучшая свой опыт работы с вашим бизнесом.

Знаете ли вы, что у вас больше шансов быстро получить оплату, если вы отправите цифровые счета-фактуры? Например, если вы используете правильное программное обеспечение для выставления счетов, оно мгновенно уведомит клиентов о предстоящих сроках оплаты и предоставит несколько вариантов оплаты. Вы можете избежать задержек, присущих электронной почте, а также снизить вероятность неточностей и ошибок в счетах-фактурах.

Процесс создания цифрового счета-фактуры, по большому счету, аналогичен процессу создания физического счета-фактуры. Вам необходимо включить одну и ту же информацию — такую как соответствующая контактная информация, подробный список того, что было приобретено, сумма задолженности и срок оплаты — во все счета-фактуры. То, как ваши клиенты подписывают свои счета, скорее всего, будет иметь самое большое значение, поскольку вам потребуется использовать специальное программное решение для сбора электронных подписей. Многие из этих решений интегрируются с другими финансовыми и рабочими программными платформами, что позволяет безболезненно создавать цифровые счета-фактуры и обмениваться ими со всеми вашими клиентами.

Как и счета-фактуры, контракты являются еще одним важным деловым документом, который может значительно выиграть от оцифровки. Между соглашениями с вашими сотрудниками и клиентами вы, скорее всего, создадите множество контрактов на протяжении всей вашей деятельности. Вам также необходимо придерживаться всех этих контрактов в течение срока действия вашего соглашения, если не дольше, что может стать трудным для управления.

Используя цифровые контракты вместо печатных копий, вы можете немедленно отправлять контракты другим сторонам и получать обновления в режиме реального времени о том, когда они их подписали. Многие контракты действительны даже тогда, когда все стороны используют электронную подпись, что еще больше ускоряет процесс.

Лучше всего то, что вы можете позаботиться об этом бизнесе из любого места и обеспечить бесперебойную и последовательную работу. Например, если вы работаете в Калифорнии и вам нужен кто-то в Нью-Йорке, чтобы подписать документ, вам не придется ждать несколько дней или даже недель, пока он совершит поездку по стране и обратно. Вам нужно только дождаться, пока все стороны подпишутся цифровым способом со своих компьютеров или смартфонов.

В случае некоторых контрактов и деловых документов электронной подписи будет недостаточно. Некоторые все еще требуют мокрых подписей или подписей, которые физически написаны на странице. Будьте уверены, вы все еще можете отправлять и получать контракты в цифровом виде, но вам придется попросить подписавшего распечатать документ, подписать его, отсканировать и отправить вам обратно, если для этого потребуется мокрая подпись.

Ваши учредительные документы, с юридической точки зрения, являются одними из самых важных деловых документов, которые вы когда-либо создавали. Именно они делают ваш бизнес бизнесом. Если вы структурируете свой бизнес как корпорацию, вам необходимо будет подать учредительный договор (или аналогичный документ) в соответствующее государственное учреждение вашего штата, прежде чем вы сможете начать свою деятельность.

Если они вам необходимы, вам следует подумать о том, чтобы сделать их цифровыми. Как правило, вам не нужны учредительные документы для повседневной деятельности, но они по-прежнему являются жизненно важными документами, за которые вы должны держаться. Если наступит время, когда вам нужно будет ссылаться на них, например, если вы подадите заявку на бизнес-кредит или будете участвовать в каких-либо юридических действиях, вы должны иметь возможность найти их и поделиться ими.

Учитывая, что так много деловых операций ведется онлайн, это значительно проще сделать, когда у вас есть цифровая копия этих документов. Вы можете отправить их вместе с любыми электронными заявками, отправить их соответствующей стороне и сохранить вместе с другими важными деловыми документами. Когда они хранятся в цифровом виде, вам не нужно беспокоиться о потере единственной имеющейся у вас печатной копии этого важного документа, а если вам понадобится еще один, вы можете просто распечатать его.

Служба внутренних доходов требует, чтобы предприятия в течение нескольких лет вели определенную финансовую отчетность, включая налоговые декларации, вычеты из бизнеса, счета-фактуры и налоги на занятость. Это не то, на чем вам следует срезать углы, поскольку могут возникнуть серьезные финансовые, личные и профессиональные последствия, если вы не сможете доказать доходы и расходы вашего бизнеса.

Отслеживать финансовые отчеты за многие годы, продолжая производить и накапливать их с каждым днем, является сложной задачей. Управление этими документами в цифровом виде-гораздо более стратегический вариант для вашего бизнеса, освобождающий время и физическое пространство для хранения.

Кроме того, многие транзакции и финансовые операции теперь происходят онлайн. Перейдя в цифровую форму, вы можете записывать любые новые покупки, расходы, источники дохода, вычеты и активы, как только они произойдут. Это также может обеспечить беспрепятственную электронную подачу документов, когда придет налоговое время, так как все необходимые вам документы уже находятся в сети.

По мере роста вашего бизнеса вам почти неизбежно придется использовать соглашения о неразглашении (NDA), чтобы защитить себя и свою организацию. Возможно, вам потребуется использовать его при обсуждении вашей интеллектуальной собственности, найме новых сотрудников или фрилансеров или обмене информацией о частной компании. В зависимости от характера вашей работы и информации, которую необходимо защитить, вы можете использовать индивидуальные или общекорпоративные NDA для защиты этой информации.

Как и в случае с контрактами, цифровые NDA используются быстрее, чем их физические аналоги. Вы можете быстрее получить соответствующие подписи и избежать узких мест, которые мешают вашему рабочему процессу. Если вы часто используете NDA, это может привести к значительной и ценной экономии времени для вашей организации.

При использовании цифровых NDA вы должны позаботиться о том, чтобы отправлять их безопасно. Информация, которую они содержат, является конфиденциальной, и, хотя вы принимаете меры предосторожности, она может нанести ущерб вашей компании или вашей репутации, если попадет в чужие руки. Избегайте простых ошибок, таких как использование небезопасных платформ электронной почты, и вместо этого используйте защиту паролем, средства передачи файлов и другие безопасные методы для безопасной отправки и получения цифровых NDA.

Каждая организация должна определить и донести свою политику до всех потенциальных и нынешних сотрудников. Политика цифровой компании-это естественная эволюция текущих тенденций в области управления персоналом и бизнеса. Предоставление вашей политики в цифровом виде выгодно всем сотрудникам вашей компании, предоставляя им универсальный и постоянный доступ к важному ресурсу. Это также гарантирует, что все сотрудники, включая удаленных работников, смогут ознакомиться с политикой независимо от того, когда и где они работают.

Когда ваша политика хранится в цифровом виде, вы можете вносить в нее изменения по мере необходимости и почти без усилий делиться этими обновлениями со всей вашей компанией. Вам не придется утруждать себя печатанием сотен, если не тысяч страниц и раздачей их вашим сотрудникам по отдельности. Вместо этого вы можете внести необходимые изменения и отправить краткое электронное письмо, информирующее всех об этом обновлении.

Вам также следует оцифровать записи ваших сотрудников, включая материалы по набору и найму, контракты с сотрудниками и информацию об их вознаграждениях и льготах. Хранение этих файлов в Интернете дает многие из тех же преимуществ, что и оцифровка других документов, но со временем эти преимущества будут увеличиваться. По мере роста вашей компании вы будете нанимать все больше людей и накапливать еще больше документов с каждым новым сотрудником. С помощью цифровых документов вы можете получить и упорядочить записи ваших сотрудников, прежде чем все станет слишком хаотичным.

Ваши работники доверяют вам идентификацию личной информации, касающейся их финансов и здоровья, и вы, как их работодатель, несете ответственность за ее сохранность. Конечно, нарушение безопасности повредит вашему бизнесу, но оно также может негативно повлиять на личную жизнь ваших сотрудников, что приведет к нарушениям их конфиденциальности и даже серьезным проблемам, таким как кража личных данных. Примите все необходимые меры, чтобы выполнить эту обязанность, и разрешайте доступ только авторизованным пользователям к файлам ваших сотрудников.

Нет ограничений на количество документов, которые вы можете оцифровать для своего бизнеса, поэтому продолжайте изучать и внедрять стратегические цифровые рабочие процессы, которые работают для вашей организации. Со временем вы сможете продолжать масштабировать свой бизнес, сохраняя при этом свое время и энергию для управления теми частями вашего малого бизнеса, которые вы действительно любите.

Материал подготовлен   Adobe